Juin 2014 | berlin-calling

Mardi 10 juin

Les jours passent - avec en prime quelques jours fériés... et me voici déjà arrivée à la moitié de mon stage! Je connais désormais bien mes collègues et leurs méthodes de travail, et mes tâches au bureau ne varient que très peu d'un jour sur l'autre: contact de prestataires pour de nouvelles offres, création de présentations PowerPoint, traductions de textes... Alors lorsqu'une invitation à visiter l'hôtel 5 étoiles Grand Hyatt, suivi d'un apéritif après une longue journée mêlant cours d'allemand - commencé depuis ce début de mois - et création d'offres en continu, se présente, je me propose sans hésiter! Francesca, Martina L. et moi-même rejoignons Amélie et Kristiina qui sont déjà sur place, mais ces dernières ne peuvent rester que le temps du tour de l'hôtel. Je reste donc en compagnie de mes collègues italiennes et de notre contact sur place pour goûter aux délicieux plats et vins du Vox, le restaurant appartenant à l'hôtel, le tout en terrasse, sous le soleil de Berlin. Qui a dit que le travail ne pouvait qu'être ennuyeux et pénible? :)

Vendredi 13 juin

C'est ainsi que commence le marathon des événements en ce mois de juin chez Quality Travel! L'année scolaire étant bientôt terminée, les clients ont ainsi jeté leur dévolu pour leur événement à Berlin sur ce mois de juin. Et après mon cours d'allemand de ce matin, je dois retrouver un groupe français à la brasserie Maximilians, aujourd'hui pour un simple contrôle: emplacement de la table, menu servi, horaires à respecter... Pensant ne rester que quelques minutes, je me vois cependant contrainte de rester un peu plus longtemps que prévu, à la demande du groupe! Car les Français aussi sont très bavards, d'autant plus lorsqu'ils retrouvent un(E) francophone à l'étranger - mais je finis par m'éclipser, invoquant beaucoup de travail m'attendant au bureau. Et pour cause: lundi prochain, le grand groupe de Fernando sera là, avec plus de 200 personnes...

Lundi 16 juin

Voici donc venu le moment d'entamer le second grand événement de mon stage chez Quality Travel: durant quatre jours, je vais assister Fernando sur les activités et restaurants prévus pour le groupe LIMAGRAIN, groupe coopératif agricole international spécialisé dans les semences et produits céréaliers dont le siège social est situé en Auvergne. Cet événement sera sans conteste un excellent test pour révéler à mon collègue mes capacités d'organisation et d'autonomie!

Les matinées étant prises par mes cours d'allemand, je ne peux cependant assister Fernando qu'en après-midi et soirée durant ces quatre jours; mais puisque les matinées sont pour la plupart remplies par des transferts depuis ou vers l'aéroport, ou par des visites guidées de la ville, Fernando aura en réalité peu besoin d'aide.

Commençons cet après-midi par un tour de la ville en trabant: cette voiture culte fabriquée entre 1964 et 1990 et symbole de la République Démocratique Allemande est l'une des attractions préférées des touristes venant visiter Berlin! Le principe de l'activité: faire le tour de la ville au volant d'une trabant, avec à son bord un conducteur et jusqu'à trois passagers, mené par une trabant "guide" communiquant des informations sur les points d'intérêt majeurs de la ville, et attention à être bien attentif! Car un livret est délivré à chaque trabant en début de parcours avec une multitude de questions auxquelles il faudra répondre correctement - la meilleure trabant se verra bien entendu décerner un prix!

Après m'être occupée du transfert entre l'Hôtel InterContinental, où le groupe séjournera pour toute la durée de l'événement, et le Trabi World, je rejoins donc Fernando sur place qui, une fois les trabants de tous les participants parties, passe le programme de ces prochains jours en revue avec moi.

Pour leur première soirée à Berlin, le groupe peut ainsi goûter à un menu typiquement allemand: bretzel, saucisse et pinte de bière - bienvenue à l'Hofbräuhaus! Cette immense brasserie offre une ambiance bavaroise, allant du Biergarten à la musique allemande dite "Schlager Musik", en passant par le costume traditionnel revêtu par les serveuses! Cette immersion dans la culture allemande semble d'ailleurs être au goût de notre groupe puisqu'il nous est difficile de le faire reprendre la direction de l'hôtel en fin de soirée... Fernando et moi risquons d'être plus fatigués que nos participants bien avant la fin de cet événement!

Fernando (à gauche) à la supervision générale... ainsi qu'une personne ayant voulu faire un clin d'oeil à mon blog, très probablement!

Mardi 17 juin

Après avoir accueilli un groupe de participants à l'aéroport de Tegel cet après-midi, c'est au Spindler & Klatt que se déroulera cette deuxième soirée! Ce lieu événementiel, situé au bord de la Spree - qui est à Berlin ce que la Seine est à Paris - abrite restaurant et club sous le toit de l'un des multiples entrepôts reconvertis de Berlin. Après une impressionnante cérémonie de remise des prix organisée par le groupe s'ensuit un repas d'excellente qualité, avant que ne s'ouvre le club afin que les participants puissent décompresser après cette longue journée! Longue journée aussi pour Fernando comme pour moi d'ailleurs, puisque nous faisons partir le dernier transfert à 2h du matin... Avis ici aux grands dormeurs: le monde de l'événementiel n'est pas fait pour vous - vous voilà prévenus!

Mercredi 18 juin

Journée plus légère cependant en ce mercredi, puisque j'ai rendez-vous directement à l'hôtel pour effectuer le transfert du soir avec l'aide d'Amélie. C'est ce soir qu'est prévu le dîner au Café am neuen See, que j'ai visité il y a quelques semaines avec Fernando. Ce Biergarten étant situé près de l'Hôtel InterContinental, c'est donc à pied que ce transfert va s'effectuer. Et un déplacement à pied pour un groupe de près de 200 personnes est loin d'être chose aisée - d'où la nécessité du renfort d'Amélie! Je reste avec notre client pour attendre les éventuels retardataires avant de prendre la direction du Café am neuen See. Celui-ci a donc été aménagé en buffet pour l'occasion, avec, en plus de la vue sur le lac, un écran pour pouvoir assister au match de Coupe du Monde de ce soir: Espagne-Chili! Inutile de vous faire part de la déception de Fernando quant à l'issue du match... Et malgré quelques soucis de service au cours du repas, la soirée se termine sans encombre, et nous reprenons le chemin de l'hôtel à pied une fois la soirée terminée. Nous nous félicitons cependant du beau temps qui nous a accompagnés tout au long de cette journée: car, sans celui-ci, inutile de préciser que le déroulement de la soirée aurait été tout autre... A retenir donc: la météo n'est pas simplement importante pour l'organisation d'un événement, mais bien vitale!

La tente prévue pour l'occasion en cas de mauvais temps... Heureusement, nous n'en avons pas eu besoin!

Jeudi 19 juin

Quatrième et dernière journée de l'événement Limagrain: et c'est au Berliner Dom, la "cathédrale" de Berlin, que je dois cet après-midi retrouver le groupe afin d'effectuer le transfert du soir. Etant l'un des principaux sites touristiques de la capitale allemande, inutile de préciser que les places de stationnement s'y font rares, d'autant plus pour les autocars! Le chauffeur avec qui je dois prendre le transfert passe à peu de chose près à côté d'une amende salée - l'une de mes collègues guides étant allée discuter avec un policier à l'air assez mécontent quant au stationnement de notre bus. Nous partons donc précipitamment pour l'hôtel, avec cependant un chauffeur soulagé de n'avoir eu aucun souci avec la police.

Et pour cette dernière soirée, c'est donc un apéritif dînatoire suivi d'une soirée dansante qui nous attendent au Wasserwerk: grâce au charme très particulier de cet ancien centre de distribution des eaux, la réussite de la soirée ne peut qu'être garantie! Je passe ainsi cette dernière soirée à discuter avec Fernando ainsi qu'avec le client, et me voit même invitée à danser par l'un de nos participants... Comme quoi, il est impossible de s'ennuyer dans ce genre d'événement, pas même à 2h du matin! Et une fois le dernier transfert parti, Fernando et moi ne pouvons nous empêcher de laisser éclater notre joie et notre soulagement quant au déroulement de cet événement: le retour du client devrait être plus que positif, cela ne fait aucun doute! Il faut dire que nous aurons formé une très bonne équipe durant ces quatre jours.

Mercredi 25 juin

Une fois n'est pas coutume, me voici de nouveau aujourd'hui à m'occuper de transferts, cette fois-ci pour l'un des groupes de Kristiina - et pour briser la routine des transferts, je prends cette fois-ci le chemin de l'aéroport de Schönefeld, anciennement aéroport principal de l'Allemagne de l'Est, et second aéroport de Berlin. Le groupe à accueillir étant russe, je me réjouis donc lorsque je découvre à mon arrivée qu'une personne faisant partie de l'organisation, et parlant russe, se trouve aussi sur place. Car je sais par expérience que les Russes ne sont pas friands des langues étrangères... Je dois cependant rester sur place une partie de la soirée, car un autre groupe doit arriver plus tard. Heureusement que j'ai prévu de quoi m'occuper entre l'arrivée de ces deux groupes: l'aéroport n'étant vraiment pas grand, les distractions s'y font quasi inexistantes! Et une fois le second groupe arrivé, je pars donc avec celui-ci pour l'Hôtel Berlin Berlin, avant de rentrer chez moi: ma journée se sera ainsi terminée à 23h, ce qui me paraît cependant bien tôt en comparaison de mes événements passés!